Multifunktionsdrucker im professionellen Einsatz – im Office und für Arbeitsgruppen

Der richtige Multifunktionsdrucker fürs Büro

Auch wenn mit der Verwendung eines Multifunktionsdruckers oftmals vor allem Heimanwender in Verbindung gebracht werden, gibt es inzwischen immer mehr Arbeitsgruppen oder auch ganze Büros, die auf die kostengünstigen Multitalente schwören.

Denn auch bei den Multifunktionsdruckern gibt es mittlerweile echte Arbeitstiere, die bei hoher Leistungsfähigkeit im Dauereinsatz kein Vermögen kosten müssen. Allerdings sollten beim Kauf eines Multifunktionsdruckers für den professionellen Einsatz einige Dinge beachtet werden.


Was der Multifunktionsdrucker im Büro alles können muss


Auch wenn uns bereits in den 1980er Jahren das papierlose Büro versprochen wurde – für die Zukunft werden wir auf viele Jahre noch nicht auf Drucker im Büro- und Geschäftsalltag verzichten können. Da die Anschaffung von Einzelgeräten für jeden Arbeitsplatz nicht nur erhebliche Mehrkosten in der Anschaffung, sondern auch einen stark erhöhten Aufwand bei Wartung und Pflege mit sich bringt, greifen Arbeitsgruppen in Unternehmen ebenso wie freie Bürogemeinschaften inzwischen immer häufiger auf einen Multifunktionsdrucker als zentrales Ausgabegerät für alle zurück.

Durch die erheblich stärkere Nutzung und die teilweise sehr unterschiedlichen Ansprüche der Anwender muss ein Multifunktionsdrucker hier aber erheblich mehr Funktionen und Leistung bieten als im Home Office ( Artikel: Der perfekte Multifunktionsdrucker für’s Home-Office ):

– Der Multifunktionsdrucker sollte auch hohe Seitenzahlen pro Tag meistern
– Scannen und Kopieren sollten möglichst einfach zu bewerkstelligen sein
– Umfangreiche Netzwerkfunktionen erleichtern die tägliche Arbeit erheblich
– Beidseitiger Druck über eine integrierte Duplexeinheit spart Zeit und Geld


Grundausstattung, die mitwächst


Ein Multifunktionsdrucker, der bereits von Anfang an alle nur denkbaren Funktionen erfüllt, ist zwar praktisch, zumeist aber auch im oberen Preissegment angesiedelt. Gerade kleinere Büros scheuen die entsprechende Investition, um nicht für Funktionalitäten bezahlen zu müssen, die eventuell gar nicht gebraucht werden. Um aber nicht ein halbes Jahr nach der Anschaffung zu merken, dass der günstigere Multifunktionsdrucker eben dich für den Büroalltag nicht ausreicht, gibt es eine einfache Lösung:

Viele Multifunktionsdrucker, die für den Einsatz im Büro gedacht sind, können mit wachsendem Bedarf ausgebaut werden. Auf diese Weise wird der Drucker Schritt für Schritt der wachsenden Akzeptanz im Büro und den damit steigenden Anforderungen angepasst. So können Profi-Geräte beispielsweise nach Bedarf mit weiteren Kassetten für die Papierzufuhr ausgerüstet werden, wenn unterschiedliche Papierformate oder Papierfarben im täglichen Einsatz benötigt werden.

Wichtig bei einem Multifunktionsdrucker im professionellen Einsatz ist, dass sich die Wartung des Geräts auf das vertretbare Minimum beschränkt. Nicht ist lästiger, als drei Mal pro Tag Papier nachlegen oder die Farbpatronen wechseln zu müssen, weil einer der lieben Kollegen mal wieder das Gerät leergedruckt und nicht wieder aufgefüllt hat. Zum Pflichtprogramm eines Multifunktionsdruckers im Büro gehört also auf jeden Fall ein möglichst großes Papierfach. Ideal sind hier Einschübe, die ein komplettes Ries, also 500 Blatt Schreibmaschinenpapier auf einmal aufnehmen.

Ebenfalls bereits bei der Anschaffung sollte auf eine Duplexeinheit geachtet werden. Diese dient dazu, Papier ohne manuelles Wenden beidseitig bedrucken zu können. Dies ist nicht nur aus Gründen der Sparsamkeit und des Umweltschutzes eine gute Idee. Denn spätestens, wenn komplette Handbücher oder Broschüren ausgedruckt werden müssen, ist ein automatischer beidseitiger Druck ein Segen. Das manuelle Abzählen von Seiten, Fehler durch falsche Sortierung und häufiger Papierstau durch ständiges Umsortieren gehören damit der Vergangenheit an. Duplexeinheiten retten die Nerven von Praktikanten und Sekretärinnen, außerdem Sparen sie Zeit, Ärger und Geld.

Gespart werden kann hingegen an anderer Stelle. Zwar gibt es einige Multifunktionsdrucker, mit denen auch Papierformate jenseits von DIN A4 bedruckt werden können. Allerdings ist in den meisten Branchen der Druck auf DIN A3 so selten notwendig, dass die erheblichen Mehrkosten, die durch das größere Papierformat entstehen, meist nicht lohnen. Die höchst seltenen großen Ausdrucke können im Zweifelsfall im Copyshop um die Ecke für wenige Cent erstellt werden, falls sie dann doch einmal nötig sein sollten.

Alle notwendigen Funktionen im Überblick:

– Papieraufnahme mindestens 500 Blatt
– Drucker deckt alle notwendigen Papierformate ab
– Scans und Kopien direkt am Gerät möglich
– Duplexdruck vorhanden oder nachrüstbar
– Faxfunktion
– Zusätzliche Papierfächer können nachträglich angeschafft werden


Echte Teamworker


Damit ein Multifunktionsdrucker im Büro voll nutzbar ist, sollte er über eine möglichst flexible Einbindung in das Büro-Netzwerk verfügen. Ideal ist es, wenn der Drucker nicht nur per Kabel über einen Server angesprochen werden kann. Da immer mehr Arbeiten auch mit mobilen Geräten erledigt werden, ist eine Anschlussmöglichkeit im lokalen WLAN eigentlich schon Pflicht. Noch flexibler wird das Arbeiten mit dem neuen Bürogenossen, wenn er die Option bietet, auch die Funktechnologien mobiler Endgeräte wie AirPrint ( AirPrint Drucker ) zu unterstützen.

Zahlreiche Multifunktionsdrucker können ebenfalls direkt über eine Internetverbindung angesteuert werden. Besonders Mitarbeiter, die viel unterwegs sind, werden diese Funktion recht schnell zu schätzen wissen, sind große Teile des täglichen Papierkrams doch schon erledigt, wenn der Tag im Außendienst endet.


Alle Kosten im Auge behalten


Ein weiterer wichtiger Punkt sind die laufenden Kosten. Bei der Anschaffung solltest du also zunächst überlegen, wie das Nutzungsprofil deines neuen Multifunktionsdruckers aussehen wird. Denn auch wenn die Anschaffung eines Druckers, der mit Tinte arbeitet, zumeist günstiger ist, fallen dadurch erheblich höhere Folgekosten als bei einem Laserdrucker an. ( Artikel : Tintenstrahl- oder Laserdrucker? )

Zwar gibt es inzwischen einige Multifunktionsdrucker, die mit XL-Druckerpatronen bestückt werden können, aber auch hier müssen die Farben immer noch erheblich häufiger und zumeist deutlich teurer als bei einem Laserdrucker gewechselt werden. Auf ein Tintensystem sollte nur zurückgreifen, wer tatsächlich sehr häufig Farbdrucke in sehr hoher Qualität benötigt, ansonsten ist ein Laserdrucker auf Dauer immer die günstigere Alternative.

Diese Punkte sollten bereits bei der Anschaffung auch noch bedacht werden:

– Wie viel kosten die benötigen Verbrauchsmaterialien und wie viele Seiten können pro Patrone/Tonerkartusche gedruckt werden?
– Wie hoch wird der durchschnittliche Druckpreis pro Seite angegeben?
– Hat der Multifunktionsdrucker ein Administrations-Tool, mit dem der Verbrauch der einzelnen Anwender überwacht werden kann?
– Bietet der Hersteller Alle notwendigen Erweiterungen und Ersatzteile an?
– Bietet der Hersteller im Notfall einen Vor-Ort-Service?

Bildnachweis: © geniuskp – Fotolia.com


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[…] für den Einsatz zuhause (Artikel: Multifunktionsdrucker für Zuhause ) oder im Büro (Artikel: Multifunktionsdrucker für’s Büro ) nicht taugen. Deswegen solltest du alle besonders preiswert erscheinenden Angebote zunächst […]

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